Freigabe und verschiedene Stellschrauben

Author: hoebbel
Publication Date: 11/15/2011 10:58

Da immer wieder nach der Freigabe über einen Arbeitsablauf gefragt wird, hier mal meine letzte Antwort zu diesem Thema, die möglicherweise auch für andere Leser von Interesse ist :smileywink:

Ich habe versucht im folgenden Text zwischen dem Arbeitsablauf selbst [Arbeitsablauf] und der dazugehörigen Vorlage [Workflow] zu unterscheiden, deshalb finden sich beide Wordings in dem Text, was hoffentlich nicht zu verwirrend ist.

Die Freigabe über das Kontextmenü Extras/Freigabe steht nur Administratoren, die zusätzlich über das Recht Freigabe verfügen, zur Verfügung. Diese Funktionalität kann also von normalen Redakteuren nicht genutzt werden.

Bleibt die Freigabe über einen Arbeitsablauf. Hierbei müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

- Der Benutzer, der den Arbeitsablauf in den Endzustand schaltet, benötigt normalerweise das Recht "Freigabe" auf dem entsprechenden Knoten. [Alternativ kann die Freigabe aber auch über ein Skript durchgeführt werden, welches sich über einen technischen Benutzer mit dem Projekt verbindet und über diesen Benutzer die Freigabe ausführt.]

- Der Benutzer sollte den Workflow sehen können [Recht Sichtbar sollte auf dem Ordner Vorlagen-Verwaltung/Arbeitsabläufe für die Gruppe Everyone gesetzt werden. Wenn die Gruppe Everyone zusätzlich "Keine Rechte" auf der Vorlagen-Verwaltung selber bekommt, ist die komplette Verwaltung ausgeblendet]. Wenn diese Voraussetzung nicht erfüllt ist, so wird "Kein Zugriff" anstelle des Workflownamens in einigen FirstSpirit Versionen angezeigt. Hinweis. Bei sehr alten FirstSpirit Versionen kann es auch notwendig sein, dass der Benutzer das Recht Lesen auf dem Workflow hat

- Der Benutzer muss die ersten beiden Transitionen des Workflows schalten dürfen. Standardmäßig wird hier meistens das Recht "Ändern" geprüft oder der Gruppe Everyone hart das Recht gegeben:

Doppelklick auf die ersten beiden "Pfeile" im Workflow-Model {beim Bearbeiten des Models die evtl. erscheinende Nachfrage mit ignorieren beantworten} und auf der Karteikarte Rechte entweder "Fest definiert -> Everyone" oder "Aus dem Objekt über -> Ändern" definieren.

- Der Benutzer muss das Recht haben, den entsprechenden Workflow auf dem jeweiligen Knoten zu starten. Dazu muss in den einzelnen Verwaltungen den gewünschten Benutzern über Extras/Rechte Ändern->Arbeitsablauf Rechte das Recht gegeben werden, den Arbeitsablauf auszuführen.

Weiterhin sollte berücksichtigt werden, dass in dem Workflow-Model die letzten beiden Transitionen [zur letzten Aktivität und von dort zum Endzustand] über das Recht "Aus dem Objekt über -> Freigabe" berechtigt werden, da es ansonsten zu Fehlern kommen kann [Freigabe wird nicht durchgeführt]

Tags: arbeitsablauf, freigabe, workflow